I. Funciones de la CAS y la CI:

  1. Realizar reuniones periódicas para discutir las solicitudes recibidas.
  2. Atender reuniones convocadas por la VAS o la VI.
  3. Atender reuniones solicitadas por las personas a cargo de proyectos y actividades de acción social o investigación de la Escuela de Biología.
  4. Evaluar las propuestas de investigación en su segunda fase, considerando el Instrumento para la evaluación de la calidad y pertinencia de la propuesta de investigación por el órgano colegiado.
  5. Mantener una lista actualizada de pares académicos nacionales e internacionales para evaluación de propuestas de investigación.
  6. Solicitar la revisión por pares externos de las propuestas nuevas y los informes parciales y finales de proyectos y actividades de investigación.
  7. Las coordinaciones se encargan de mantener al día la información referente a proyectos y actividades de acción social e investigación en las plataformas Bité y SIGPRO, respectivamente.
  8. Las coordinaciones se encargan de presentar los informes anuales de labores y los planes de trabajo de la Comisión.

II. Recepción de solicitudes y aspectos importantes

Cualquier solicitud ante la CAS debe hacerse a la dirección electrónica cas.biologia@ucr.ac.cr siempre con copia a secretaria.biologia@ucr.ac.cr.

Cualquier solicitud ante la CI debe hacerse a la dirección electrónica comisión.investigación.bio@gmail.com, siempre con copia a secretaria.biologia@ucr.ac.cr.

Las solicitudes se reciben en cualquier momento del año, pero deben hacerse al menos con 15 días hábiles de anticipación a la fecha en que se necesite la aprobación de la comisión. La CAS se reúne generalmente una vez al mes. La CI se reúne según la cantidad de documentos que se requieran revisar, generalmente son dos reuniones al mes, aunque en algunos periodos del año pueden ser semanales. Sin embargo, en ambas comisiones, se pueden hacer reuniones extraordinarias según los documentos pendientes y la urgencia de la solicitud.

Las solicitudes ante la CI que requieren evaluación por evaluadores externos (nuevas propuestas e informes parciales y finales) deben ingresar en los plazos de tiempo que indique la CI, los cuales se establecen de acuerdo con las fechas indicadas por la VI para cada convocatoria.

Algunos aspectos importantes para tomar en cuenta ante cualquier solicitud:

– Cualquier solicitud que sea de una persona investigadora en condición de interina, debe contar con el aval de la dirección de la EB. No se tramitarán solicitudes que no vengan acompañadas de éste.

-Ambas comisiones se basan en la documentación presentada y las decisiones están fundamentadas en esa información únicamente. Es responsabilidad de la persona investigadora principal o de los investigadores asociados al proyecto, detallar y adjuntar ante la respectiva comisión toda la información que permita analizar cada caso.

– A lo interno de cada comisión, los acuerdos se toman mediante votación y se aprueban por mayoría simple. En aquellos casos en los que hay empate, la decisión final queda a criterio de la dirección de la EB.

– Recordar que la CAS y la CI son órganos de apoyo a la Dirección de la EB, por lo que, no es función de las comisiones buscar a los interesados y tampoco comunicar lo resuelto en cada sesión de manera individual. La persona investigadora puede solicitar las actas a secretaria.biologia@ucr.ac.cr. Además, durante las asambleas de escuela se presentará la información de las solicitudes resueltas durante ese período con el respectivo número de acta.

COMISIÓN DE ACCIÓN SOCIAL (CAS)

III. Solicitudes que estudia la CAS

En la CAS revisamos y discutimos las siguientes solicitudes:

  1. Propuestas nuevas de Acción Social, Extensión docente, Extensión cultural, TCU.
  2. Renovación de proyectos.
  3. Inscripción de todas las actividades del Programa de Educación Continua y Asesoramiento en Ciencias Biológicas (ED-2672) de la Escuela de Biología.
  4. Pasantías de acción social a extranjeros, para enviar a OAICE.
  5. Académicos visitantes, para enviar a la OAICE.
  6. Aval para pasantías de proyectos de Acción Social a estudiantes extranjeros, para trámite en OAICE.
  7. Informes parciales y finales de los proyectos vigentes.
  8. Presupuestos de los proyectos vigentes.
  9. Informes financieros.
  10. Cambio de coordinación en proyectos o incorporación de colaboradores.
  11. Apertura o cierre de cuentas en OAF o en Fundación UCR o traslado de fondos.
  12. Cursos para inscribirlos en el proyecto Costa Rica Aprende con la U pública.
  13. Aprobación de nombramientos con cargo a las cuentas.
  14. Atender reuniones solicitadas por los investigadores a cargo de proyectos de Acción Social de la Escuela de Biología.
  15. Cuando hay Expo-UCR nos toca organizar el Stand de Acción Social de la Escuela de Biología.
  16. Coordinar los Coloquios de Biología y la Cátedra Rafael Lucas Caballero. Esto creo que ahora les va a tocar a ustedes los de la Comisión de Divulgación.
  17. Cualquier solicitud ante la CAS que sea de una persona investigadora en condición de interina, debe contar con el aval de la dirección de la EB. No se tramitarán solicitudes que no vengan acompañadas de éste.

IV. Procedimientos de la CAS

La Comisión de Acción Social y Asuntos Culturales (CAS) acordó a inicio del 2013, establecer y comunicar por escrito a los investigadores de la Escuela de Biología, los lineamientos a seguir para la recepción de cualquier documento a evaluarse por esta Comisión. Todo está en la página de la Escuela de Biología en la pestaña de Acción Social. http://biologia.ucr.ac.cr/lineamientos-accion-social/. A continuación, se enumeran los requerimientos mínimos que los interesados deben seguir.

1. Los docentes e investigadores de la Escuela de Biología interesados en presentar proyectos de Acción Social y Extensión deben enviar todos los documentos, en primer lugar, a la Dirección de la Escuela de Biología, quien se encargará posteriormente de enviarla con su respectivo aval a la Comisión de Acción Social y Asuntos Culturales (CAS) para su discusión y revisión. La Comisión no revisará documentos que no hayan seguido este procedimiento.

2. La Comisión recibirá solicitudes de aprobación de actividades incluidas dentro del Programa de Educación Continua, Actualización y Asesoramiento en Ciencias Biológicas (código del programa ED-2672), con un mínimo de dos meses de anticipación a la fecha de realización de la misma. Antes debe ser revisada por el CAS, dicha propuesta debe ser revisada y aprobada por la Dirección de la Escuela de Biología y por el Coordinador del Programa ED-2672. No se recibirán documentos incompletos o no avalados por el Coordinador del Programa ED-2672.

3. Informes parciales, finales y financieros:

Los informes parciales y finales se recibirán únicamente en el formato de Bité y deben enviar el informe a través del Bité, para que la Coordinadora pueda realizar la aprobación o no después de ser evaluado por la CAS. Los informes parciales, finales y financieros de proyectos de Acción Social y Extensión Cultural, deben ser entregados a más tardar un mes antes de la fecha de recepción establecida por la Vicerrectoría de Acción Social (V.A.S.). Todo informe parcial, final y financiero debe venir en el formato establecido por la V.A.S para tal fin (SIPPRES). La Coordinadora de la CAS aprueba los informes parciales o finales en el Bité, indicando el número de Acta de Reunión y artículo en el cual se aprobó dicho documento, posteriormente la Dirección da su aprobación final. La entrega de informes de cada proyecto varia de fecha por lo que el investigador coordinador debe estar pendiente de dichas fechas.

4. Solicitudes de ampliación de vigencia

Las solicitudes de ampliación de vigencia de proyectos de Acción Social y Extensión Cultural, deben ser entregadas con un mes de anticipación. La solicitud de ampliación debe venir acompañada del informe final del proyecto siguiendo la guía disponible para tal fin disponible en la página de V.A.S (formato SIPPRES). Debe incluir justificación, objetivos, metodología, cronograma de actividades y presupuesto correspondientes al periodo de la prórroga solicitada. Si la solicitud de ampliación de vigencia no implica solicitud de fondos, se puede solicitar ante la CAS en cualquier momento durante el año. Si la solicitud de ampliación de vigencia si requiere fondos, se debe hacer en las mismas fechas en las que se reciben las propuestas nuevas de acción social y aval de presupuestos del año siguiente para proyectos vigentes.

5. Propuestas nuevas

Las nuevas propuestas de proyectos de Acción Social y Extensión Cultural, deberán ser entregadas con mínimo un mes de anticipación a la fecha de cierre de la Convocatoria. Sin excepción alguna, NO se revisarán propuestas, posterior a esa fecha. Las propuestas deben contar con la información mínima incluida en la guía de formulación de proyectos encontrada en la página de V.A.S. Además, presentarlas en el formato SIPPRES, de lo contrario no se revisan. La CAS establecerá una fecha límite para la recepción de propuestas nuevas, la cual se hará de acuerdo con el periodo establecido por la VAS. Las fechas establecidas por la VAS, así como las fechas establecidas para la recepción de documentos por la CAS, se indican siempre a través del correo electrónico institucional.

Las propuestas que se entreguen con al menos un mes de anticipación podrán aplicar las enmiendas indicadas en las Actas de Reunión con el fin de mejorar la propuesta sometida, en el caso contrario no se aplicara el proceso de enmiendas debido al limitado tiempo.

Para la Convocatoria del Fondo Concursable para el Fortalecimiento de la Relación Universidad-Sociedad para la presentación de proyectos nuevos de Acción Social, las personas interesadas en participar deberán realizar los talleres de formulación como requisito previo. Inscripción en línea, por medio del enlace: Fondo Talleres

Contacto: fondoconcursable.vas@ucr.ac.cr, https://accionsocial.ucr.ac.cr/fondos-vas.

El investigador interesado debe presentar a la CAS la guía de formulación de proyectos, además del resumen del curriculum vitae de las personas que conforman el equipo

responsable del proyecto. Incluir la experiencia y los conocimientos en el

campo de los últimos tres años de su trayectoria (2 págs. como máximo).

La CAS hará uso del instrumento de evaluación para tal fin y emitirá Acta ratificada, o comunicación de acuerdo en firme (Circular VAS-13-

2021) y oficio de la Dirección de la unidad académica.

6. En el caso de las solicitudes de actividades enmarcadas dentro de Convenios Internacionales, la Dirección de la Escuela de Biología y la persona responsable de la actividad, son los únicos que tendrán poder de decisión en los aspectos relacionados con la actividad, según lo acordado el 24 de abril del 2013 por la Dirección de la Escuela de Biología y la CAS (Acta 12-2013 Artículo 2).

7. Recordar que la Comisión es un órgano de apoyo a la Dirección de la Escuela de Biología, quien envía la documentación de los interesados para que sea evaluada por ésta. La Comisión emite sus observaciones y los envía a la Dirección, quien es la que da el aval final y posterior comunicación a los interesados. Por lo que no es función de la Comisión, buscar a los interesados y tampoco comunicar lo resuelto en cada sesión de manera individual. La Comisión se basa en la documentación presentada y las decisiones están fundamentadas en esa información únicamente. Es responsabilidad del Coordinador y colaboradores del proyecto, detallar y adjuntar TODA la información que permita que quede claro el cumplimiento o no de los objetivos.

COMISIÓN DE INVESTIGACIÓN (CI)

V. Solicitudes que estudia la CI

En la CI revisamos y discutimos las siguientes solicitudes:

  1. Evaluación de propuestas nuevas de proyectos y actividades de investigación para fondos ordinarios y fondos concursables otorgados por la Vicerrectoría de Investigación (fondo de estímulo a la investigación, fondo de grupos de investigación, fondo de redes temáticas, fondo de mentoría, fondo semilla, fondo de apoyo a la mujer, entre otros).
  2. Aval para concursar con propuestas nuevas de proyectos de investigación para convocatorias de fondos externos gestionados por la Vicerrectoría de Investigación, i.e. FEES-CONARE, DFG-CONARE, fondos Hélice, etc.
  3. Aprobación de presupuestos, modificaciones presupuestarias y aval de fondos transitorios de los proyectos y actividades de investigación vigentes.
  4. Ampliación de vigencia de proyectos y actividades de investigación vigentes.
  5. Evaluación de informes parciales y finales de los proyectos vigentes.
  6. Cambio de coordinación o incorporación de colaboradores en proyectos y actividades de investigación vigentes.
  7. Aprobación de convenios de colaboración en el marco de proyectos y actividades de investigación.
  8. Aval para concursar por plazas posdoctorales de la VI en el marco de proyectos y actividades de investigación vigentes.
  9. Suspensión o reactivación de proyectos y actividades de investigación.
  10. Traspaso de proyectos y actividades de investigación a otras Unidades Académicas dentro de la UCR.
  11. Aval para pasantías de investigación a estudiantes extranjeros, para trámite en OAICE.
  12. Aval para Académicos Visitantes, para trámite en OAICE.

VI. Procedimientos de la CI

1. La CI gestiona los proyectos, actividades y programas de investigación considerando los criterios de calidad y pertinencia y el procedimiento establecido por la Vicerrectoría de Investigación. Para detalles ver el documento VI-P002 “Procedimiento para la Gestión de proyectos, actividades y programas de investigación” (http://www.vinv.ucr.ac.cr/sites/default/files/files/VI-P002v_3.pdf).

2. Propuestas nuevas de proyectos de investigación con fondos ordinarios o concursables

– El proceso para la evaluación de propuestas nuevas de proyectos de investigación se rige según los reglamentos establecidos por la Vicerrectoría de Investigación. Para detalles ver el documento VI-P003 “Procedimiento para la Evaluación de propuestas nuevas de investigación” (http://www.vinv.ucr.ac.cr/sites/default/files/files/Procedimiento%20para%20la%20Evaluaci%C3%B3n%20de%20propuestas%20nuevas%20de%20investigaci%C3%B3nVI-P003.pdf)

– Para solicitudes de propuestas nuevas de proyectos de investigación con fondos ordinarios o concursables se debe utilizar el formato SIPPRES, sin excepción. La persona investigadora, cuando somete la propuesta, debe enviar a la CI el PDF generado en SIPPRES y esperar las indicaciones de la CI para registrarlo.

-Para convocatorias de fondos externos en los que se solicite un formato de propuesta diferente, igualmente se debe llenar y entregar el SIPPRES. En estos casos, las propuestas pueden estar escritas en idioma inglés.

– Las revisiones por pares externos de las propuestas nuevas se realizan mediante los instrumentos de evaluación aprobados por la VI. En el caso de las propuestas nuevas de investigación, la calificación corresponde al promedio de las evaluaciones realizadas por dos pares académicos. En los casos en los que la CI lo considere necesario, se puede enviar a una tercera persona revisora, en cuyo caso se promediarían las tres evaluaciones.

– La CI establecerá una fecha límite para la recepción de propuestas nuevas, la cual se hará de acuerdo con el periodo establecido por la VI. Las fechas establecidas por la VI, así como las fechas establecidas para la recepción de documentos por la CI, se indican siempre a través del correo electrónico institucional.

– Las propuestas serán revisadas por la persona revisora una primera vez. Posteriormente, se le dará a la persona investigadora la oportunidad de realizar enmiendas en la propuesta, siguiendo las recomendaciones de las personas revisoras, para que las propuestas sean revisadas por segunda vez. Esta oportunidad de enmienda se hará únicamente cuando el tiempo sea suficiente y la(s) persona(s) revisora(s) estén de acuerdo. De la misma forma, la persona investigadora puede decidir si realizar o no las enmiendas.

– Toda persona investigadora puede sugerir el nombre de hasta tres personas revisoras para la propuesta de investigación. La CI tomará en cuenta estas sugerencias a la hora de solicitar las revisiones. De la misma forma, toda persona investigadora puede solicitar que la propuesta no sea enviada a alguna persona revisora en específico.

– En aquellos casos en los que la CI solicite la revisión de pares externos, la revisión es anónima. La CI funciona como un facilitador del proceso y las evaluaciones recibidas no son criterio de los miembros de la CI.

– En el caso de propuestas nuevas para fondos concursables, la persona investigadora debe seguir los lineamientos establecidos para cada convocatoria en la circular respectiva y adicional al documento de SIPPRES, debe entregar cualquier otra documentación que se indique.

3. Entrega de informes parciales o finales

– Los informes parciales y finales se recibirán únicamente en el formato de SIGPRO. En el caso que sean informes de proyectos financiados con fondos externos, en los que la VI solicita un formato de informe diferente, se deben presentar ambos formatos.

– La CI o la persona revisora, pueden solicitar, si así lo consideran, información adicional para realizar la evaluación.

4. Ampliaciones de vigencia

– Ante la VI, las ampliaciones de vigencia se tramitan en dos partes: la solicitud de ampliación de vigencia y la revisión del informe final.

-Si la solicitud de ampliación de vigencia no implica solicitud de fondos, se puede solicitar ante la CI en cualquier momento durante el año. Si la solicitud de ampliación de vigencia si requiere fondos, se debe hacer en las mismas fechas en las que se reciben las propuestas nuevas de investigación y aval de presupuestos del año siguiente para proyectos vigentes.

– Para la solicitud de la ampliación de vigencia ante la CI, se debe completar en el SIPPRES, indicando que se trata de una ampliación. Se generará un proyecto nuevo en el que se debe incluir el cronograma de trabajo actualizado con las nuevas fechas y si es el caso, el presupuesto solicitado para el nuevo año de vigencia. Se debe presentar el PDF del SIPPRES ante la CI, indicando las razones de la solicitud de ampliación.

– Posteriormente, al acercarse la fecha de entrega del informe final, se debe completar el mismo en el SIGPRO, indicando que se está solicitando ampliación de vigencia y si se están solicitando fondos, se debe anexar el PDF del SIPPRES que se generó anteriormente. Se debe presentar el PDF del SIGPRO ante la CI, para la aprobación del informe.

– Una vez aprobada la ampliación de vigencia y el informe final por parte de la CI, la EB tramita ante la VI ambas solicitudes al mismo tiempo.

– Aquellas personas investigadoras que soliciten una segunda ampliación de vigencia para un proyecto dado, deben indicarlo explícitamente a la hora de hacer la solicitud ante la CI. Las segundas ampliaciones de vigencia son aprobadas por la VI solo en casos muy bien justificados y, por lo tanto, es responsabilidad de la persona investigadora justificar muy bien la solicitud.